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Datenschutzerklärung der App

Stand: 25. Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kopf-Planer-App ist:

Jasmin Hofmann
Gertraudenweg 5
97845 Neustadt am Main
Deutschland
E-Mail: kopfplaner@connectionwerk.de

Diese Datenschutzerklärung gilt für die webbasierte Anwendung Kopf-Planer unter kopfplaner.connectionwerk.de.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Kopf-Planer ist eine digitale Anwendung zur persönlichen Organisation, Tagesplanung und Selbstreflexion. Die App bietet insbesondere Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen, Routinen, Erinnerungen, Stimmungsangaben und persönlichen Notizen sowie optionale KI-gestützte Unterstützung.

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der App, zur Durchführung der gewählten Funktionen, zur Gewährleistung der technischen Sicherheit oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Die gespeicherten persönlichen Inhalte werden nicht verkauft oder für personalisierte Werbung verwendet. Eine allgemeine Weitergabe persönlicher App-Inhalte an andere Nutzer findet nicht statt.

3. Mindestalter, Registrierung und Einwilligungen

Die Nutzung von Kopf-Planer ist Personen ab 18 Jahren vorbehalten. Für die Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Die Angaben bei der Registrierung (E-Mail-Adresse und die Bestätigungen unten) werden benötigt, um das Konto bereitzustellen. Ohne sie kann die App nicht angeboten werden. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Bei der Registrierung werden zwei Bestätigungen abgefragt: dass die Person mindestens 18 Jahre alt ist, und dass sie die Nutzungsbedingungen und diese Datenschutzerklärung gelesen hat.

Einzelne Funktionen sind freiwillig. Eine Einwilligung wird erst abgefragt, wenn die Funktion zum ersten Mal genutzt wird. Es gibt zwei getrennte Einwilligungen:

Der Planer, die Routinen, die Einkaufsliste und die Zahlungen funktionieren auch ohne diese Einwilligungen. Jede Einwilligung ist im Profil einsehbar und kann dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Dokumentation werden je Einwilligung die Art, die Version des Einwilligungstextes und der Zeitpunkt der Zustimmung beziehungsweise des Widerrufs gespeichert. Die beiden freiwilligen Einwilligungen haben jeweils eine eigene Version. Eine neue Fassung dieser Datenschutzerklärung macht ein bereits erteiltes Okay nicht ungültig. Eine neue Einwilligung wird nur dann eingeholt, wenn sich wesentlich ändert, welche Daten verarbeitet werden oder wofür.

Zielgruppe: Kopf-Planer richtet sich an Erwachsene, die ihren Tag planen und organisieren möchten. Wir erstellen keine Profile zu Werbezwecken und ziehen aus der Nutzung keine Schlüsse über einzelne Personen.

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

4. Nutzerkonto und Profil

Zur Einrichtung und Verwaltung des Nutzerkontos verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, den Registrierungszeitpunkt, Informationen zur Anmeldung (zum Beispiel IP-Adresse und Browser für die Sicherheit) und technisch erforderliche Sitzungsdaten.

Im Profil können weitere Angaben hinterlegt werden: ein Anzeigename, persönliche Tageszeiten, ein persönliches Ziel und ein freiwilliger Text „Was die KI über mich wissen soll“. Diese Angaben dienen der persönlichen Einrichtung und der Bereitstellung der jeweiligen Funktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Postleitzahl (freiwillig): Die Postleitzahl kann freiwillig angegeben werden. Für die Nutzung der App wird sie nicht benötigt. Wir möchten sie später nutzen, um Treffen und Angebote in der Nähe anzuzeigen und um zu sehen, wo sich Treffen vor Ort lohnen. Bisher wird sie dafür nicht ausgewertet. Andere Nutzerinnen und Nutzer sehen sie nicht. Bevor wir sie für neue Funktionen nutzen, ergänzen wir diese Erklärung und informieren die Nutzerinnen und Nutzer. Sie kann jederzeit im Profil geändert oder gelöscht werden. Rechtsgrundlage: die Einwilligung durch die freiwillige Angabe, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Persönliche Inhalte und App-Funktionen

Nutzerinnen und Nutzer können in der App persönliche Inhalte erstellen, bearbeiten und speichern. Dazu gehören insbesondere Aufgaben, Termine, Geburtstage und Zahlungen mit Datum, Uhrzeit, Wiederholung, Notizen und Schritten, Routinen und deren Erledigungsstatus, Einkaufslisten, kurze „Gerade erledigt“-Notizen und ein persönliches Ziel. Bei bestimmten Funktionen werden zusätzlich Datum, Tageszeit, Erledigungsstatus oder der Zeitpunkt einer Erledigung gespeichert.

Die Daten werden in der Datenbank des technischen Dienstleisters Supabase gespeichert (siehe 6.2) und zur Bereitstellung der jeweiligen App-Funktionen verarbeitet. Persönliche Inhalte sind nicht öffentlich sichtbar und nicht zur Weitergabe an andere Nutzer bestimmt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Stimmungs-Check-in (5.1) zusätzlich die Einwilligung.

5.1 Stimmungs-Check-in (freiwillig, mit Einwilligung)

Beim Einchecken werden die Stimmung (eine von fünf Stufen) mit Datum und Tageszeit sowie die angetippten Einflüsse gespeichert, zum Beispiel Schlaf, Essen, Bewegung/Sport, Energie, Fokus, Arbeit oder Menschen. Die Auswertung unter „Meine Stimmung“ wird auf dem Gerät berechnet.

Rechtsgrundlage: ausdrückliche Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit nötig auch Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Alle Check-ins können im Profil gelöscht werden. Bei einem Widerruf der Einwilligung werden sie automatisch gelöscht.

5.2 Routinen und Erinnerungen

Routine-Punkte (zum Beispiel „Zähne putzen“) werden mit Uhrzeit, Wochentagen und dem Zeitpunkt des Abhakens gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Freitexte

Titel, Notizen, Ziele und andere Freitexte gestalten Nutzerinnen und Nutzer selbst. Kopf-Planer verlangt dort keine besonders sensiblen Angaben. Es sollte nur eingetragen werden, was gespeichert werden soll.

5.4 Zahlungsbezogene Planereinträge

Im persönlichen Planer können freiwillig zahlungsbezogene Informationen hinterlegt werden, etwa Beträge, Empfänger, Verwendungszwecke und Bankverbindungen. Bei einmaligen Zahlungen wird eine hinterlegte IBAN nach dem Abhaken der Zahlung automatisch aus dem Eintrag gelöscht. Bei wiederkehrenden Zahlungen bleibt die IBAN gespeichert, damit sie für zukünftige Zahlungstermine verfügbar ist. Sie bleibt gespeichert, bis sie entfernt oder der Eintrag gelöscht wird. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der persönlichen Planungsfunktion.

6. Hosting, Datenbank und E-Mail-Versand

6.1 Hosting durch checkdomain

Die Oberfläche der App wird ausgeliefert von der checkdomain GmbH, Große Burgstraße 27/29, 23552 Lübeck, Deutschland. Beim Aufruf können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Inhalte sowie Browser- und Geräteinformationen. Sie dienen der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Anwendung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb der App.

Mit der checkdomain GmbH besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Nach dieser Vereinbarung wird die Leistung ausschließlich in Deutschland, der Europäischen Union oder dem Europäischen Wirtschaftsraum erbracht.

Nach Angaben von checkdomain werden Server-Logfiles spätestens nach 14 Tagen gelöscht. IP-Adressen können bis zu 14 Tage gespeichert werden. Soweit technisch möglich und sinnvoll, werden IP-Adressen bereits nach 24 Stunden anonymisiert.

6.2 Datenbank und Anmeldung durch Supabase

Für die Verwaltung der Nutzerkonten, die Anmeldung und die Speicherung der persönlichen App-Inhalte nutzen wir Supabase Pte. Ltd., Singapur. Die Datenbank wird in der Region Frankfurt am Main, Deutschland, betrieben. Supabase verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum).

Trotz der europäischen Datenbankregion können im Rahmen des technischen Betriebs oder durch Unterauftragsverarbeiter Zugriffe oder Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien kann unter kopfplaner@connectionwerk.de angefordert werden. Weitere Informationen: supabase.com/privacy

6.3 Versand von Anmeldecodes

Die Anmeldung erfolgt über die Authentifizierungsfunktionen von Supabase ohne Passwort. Anmeldecodes und Anmeldelinks werden über das bei checkdomain eingerichtete Postfach kopfplaner@connectionwerk.de versendet. Dabei werden die E-Mail-Adresse und die für den Versand technisch erforderlichen Informationen verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. KI-gestützte Funktionen

Kopf-Planer bietet freiwillige KI-Funktionen zur Unterstützung bei der Organisation und Tagesplanung: „Kopf leeren“, „Foto & Screenshot“, „Tag planen“, „Frag die App“, „in Schritte zerlegen“ und „Geschenkideen“. Verwendet wird der KI-Dienst Claude von Anthropic. Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Anthropic Ireland, Limited, Irland.

7.1 Welche Informationen werden übermittelt?

Nur wenn eine KI-Funktion ausdrücklich gestartet wird, werden die dafür nötigen Informationen an Anthropic übermittelt. Je nach Funktion sind das:

Der Name und die E-Mail-Adresse des Kontos werden nicht mitgeschickt. Was Nutzerinnen und Nutzer selbst eintippen oder fotografieren, kann aber Namen, Adressen oder Angaben zu anderen Personen enthalten, etwa auf einem Brief oder bei Geschenkideen. Solche Angaben sollten nur eingegeben werden, wenn das gewollt ist. Die Übermittlung dient ausschließlich der Bearbeitung der ausgelösten Anfrage. Wir speichern weder Fotos noch eingegebene Texte, nur was aus den Vorschlägen ausdrücklich übernommen wird.

7.2 Einwilligung in die KI-Verarbeitung

Vor der ersten Nutzung einer KI-Funktion wird eine gesonderte Einwilligung eingeholt, die über die übermittelten Informationen aufklärt. Sie wird dem Nutzerkonto zugeordnet in der Datenbank gespeichert, mit Art, Textversion und Zeitpunkt. Sie hat eine eigene Version und gilt auch, wenn sich diese Datenschutzerklärung im Übrigen ändert. Ändern sich die an Anthropic übermittelten Daten oder die Zwecke wesentlich, wird die Einwilligung neu eingeholt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die KI-Verarbeitung; Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit die eingegebenen Inhalte ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten.

Die KI-Funktionen sind freiwillig, die Organisationsfunktionen funktionieren auch ohne sie. Die Einwilligung kann im Profil jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Danach ist vor weiteren KI-Anfragen eine erneute Einwilligung nötig.

7.3 Verarbeitung durch Anthropic

Anthropic verarbeitet die Inhalte zur Beantwortung der Anfrage als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum). Nach den Vertragsbedingungen für die kommerzielle API werden Kundeninhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Nach den Angaben von Anthropic werden Eingaben und Antworten bei der API standardmäßig nicht gespeichert. Ausnahmen gelten für bestimmte Modelle (30 Tage), bei Verdacht auf einen Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien (bis zu 2 Jahre) und wenn Gesetze eine Speicherung verlangen. Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, ist möglich. Dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien kann unter kopfplaner@connectionwerk.de angefordert werden.

Weitere Informationen: Anthropic zur Datenspeicherung bei der API

7.4 Nutzungslimits und KI-Ergebnisse

Zur Einhaltung der täglichen Nutzungslimits wird die Anzahl der KI-Anfragen pro Nutzer und Tag erfasst. Die KI macht ausschließlich Vorschläge; Nutzerinnen und Nutzer entscheiden selbst, ob und wie sie diese übernehmen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein und sind keine fachliche Beratung.

8. Spracheingabe

Kopf-Planer bietet eine freiwillige Spracheingabe („Sprechen“) über die Spracherkennung des verwendeten Browsers. Beim Tippen auf „Sprechen“ und nach Freigabe des Mikrofons kann die Aufnahme an den Spracherkennungsdienst des Browseranbieters übermittelt werden, bei Chrome zum Beispiel an Google, bei Safari an Apple. Die Verarbeitung kann auf Servern des Anbieters und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Wir selbst erhalten und speichern keine Aufnahme, nur den erkannten Text, den Nutzerinnen und Nutzer im Feld sehen. Das Mikrofon ist nur während der Aufnahme aktiv. Alternativ kann jederzeit getippt werden. Für die Verarbeitung durch den Browseranbieter gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Rechtsgrundlage: Einwilligung durch Tippen auf „Sprechen“ und die Mikrofonfreigabe, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Lokale Speicherung und technische Funktionen

Bestimmte Informationen werden lokal im Browser beziehungsweise auf dem Gerät gespeichert:

Außerdem richtet die App einen kleinen Service Worker ein. Er dient nur der Anzeige und dem Antippen von Push-Benachrichtigungen, nicht dem Speichern persönlicher Inhalte.

Soweit die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die App verwendet keine externen Werbe- oder Analyse-Tracker und lädt keine Inhalte von Google oder anderen Drittanbietern.

10. Push-Benachrichtigungen

Kopf-Planer bietet freiwillige Push-Benachrichtigungen. Bei Aktivierung werden eine browserspezifische Push-Adresse mit den technisch nötigen Schlüsseln, ein Gerätetyp und der Zeitpunkt der Einrichtung gespeichert. Zur Zustellung können Push-Dienste des Browser- oder Betriebssystemanbieters (zum Beispiel Google oder Apple) eingesetzt werden. Der Inhalt der Nachrichten wird nach dem Web-Push-Verfahren verschlüsselt übertragen.

Erinnert wird an Termine, Zahlungen, Aufgaben, Geburtstage und Routinen, bei denen eine Erinnerung eingestellt wurde, sowie abends an noch Offenes. Die Nachrichten enthalten dazu den Titel des Eintrags beziehungsweise die gewählte Bezeichnung der Routine.

Wichtiger Hinweis: Der Inhalt einer Benachrichtigung kann auf dem Sperrbildschirm oder in der Benachrichtigungsübersicht sichtbar sein. Die Sichtbarkeit lässt sich in den Einstellungen des Geräts einschränken.

Die Aktivierung ist freiwillig und kann im Profil, im Browser oder am Gerät jederzeit rückgängig gemacht werden. Rechtsgrundlage: Einwilligung durch das Einschalten und die Freigabe im Browser, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

11. Feedback und Support

Nutzerinnen und Nutzer können über die App Feedback senden oder per E-Mail Kontakt aufnehmen. Dabei verarbeiten wir die freiwillig übermittelten Angaben (Nachricht und Art: Fehler, Idee, Lob, Frage) sowie die Seite der App, auf der die Person war, und den Gerätetyp, zum Beispiel „Android · Chrome“. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung von Anfragen, der Fehlerbehebung und der Weiterentwicklung der App. Rechtsgrundlage: je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Persönliche Inhalte bleiben gespeichert, bis sie gelöscht werden oder das Konto gelöscht wird. Check-ins können im Profil gelöscht werden, Einträge einzeln in der jeweiligen Funktion. Beim Widerruf der Einwilligung für den Stimmungs-Check-in werden die zugehörigen Daten gelöscht (siehe 5.1).

Wird das Konto im Profil gelöscht, entfernen wir sofort das Profil, die Einwilligungsnachweise, alle Inhalte, Feedback, Push-Adressen und den Zugang. Ob und wie lange Supabase Sicherungskopien der Datenbank vorhält, richtet sich nach dem genutzten Tarif; solche Kopien können gelöschte Daten bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsdauer noch enthalten und werden danach überschrieben. Serverprotokolle (siehe 6.1) und bereits an externe Dienstleister übermittelte Informationen unterliegen deren Fristen (siehe 7.3 für Anthropic).

13. Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Stimmungs-Check-in und KI-Funktionen können einzeln im Profil widerrufen werden. Ein Widerruf kann außerdem per E-Mail an kopfplaner@connectionwerk.de erklärt werden. Die Bestätigungen bei der Registrierung können durch das Löschen des Kontos zurückgenommen werden. Nach einem Widerruf kann die jeweilige Funktion nicht weiter genutzt werden, solange keine neue Einwilligung vorliegt.

14. Datensicherheit

Zum Schutz personenbezogener Daten setzen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere verschlüsselte Datenübertragung sowie Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungsregelungen, die dafür sorgen, dass Nutzerinnen und Nutzer nur ihre eigenen Daten sehen. Unsere Dienstleister sind vertraglich zu angemessenen Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet.

15. Rechte der betroffenen Personen

Nutzerinnen und Nutzer haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an kopfplaner@connectionwerk.de.

Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist das insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Funktionen der App, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir die Nutzerinnen und Nutzer in geeigneter Weise und holen, soweit erforderlich, neue Einwilligungen ein. Eine Änderung dieser Erklärung allein macht bereits erteilte freiwillige Einwilligungen nicht ungültig (siehe 3). Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App abrufbar.